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Alle Knöpfe gedrückt. Wir alle haben Bedürfnisse, die wir befriedigt haben möchten. Im Privatleben ebenso wie in der Arbeit. Ich stelle mir meine Bedürfnisse wie Knöpfe vor, die man drücken kann. Wenn sie befriedigt sind, geht es mit gut. Doch sorge ich in meiner Art, Projekte zu planen und zu managen eigentlich immer dafür, dass es allen gut geht? Jedem seine Bedürfnisse. Für mich gibt es unterschiedliche Bedürfnisbereiche, in denen ich meine Knöpfe habe. Da gibt es den des Individuums, ich mit mir allein. Der zB Ruhe, Klarheit und Einfachheit mag. Denkt und lernt. Und sich nach außen verwirklicht – unabhängig von zu vielen Einschränkungen. Dann gibt es den Bereich, in dem es um die Menschen miteinander geht – sei es in einem engeren Sinn, zB in Form von Nähe, Achtung, Respekt... Oder auch in einem weiteren Sinn, wie gegenseitige Hilfe oder Kommunikation. Und dann gibt es den Bereich des Systems in dem wir uns bewegen – die Ordnung, in der wir uns orientieren. Mit einem Weg, einem Plan und einem Ziel. Ich denke, dass alle Menschen die gleichen Bedürfnisse haben. Sie sind nur unterschiedlich ausgeprägt. Also die Knöpfe sind unterschiedlich empfindlich. Bei einem Projekt, wo zwangsläufig unterschiedliche Menschen zusammenkommen, wäre insofern schlau, so zu arbeiten, dass alle möglichst befriedigt sind. Methoden drücken Knöpfe. Ich bin immer wieder mit der Frage konfrontiert, welche Methoden bei einem Projekt denn nun „besonders wichtig“ seien, und welche weniger. Machen wirs konkreter: Kann genügen, eine Project Charter, WBS, Timeline zu haben...? Und vielleicht ein Organigramm? Wenn ich mir für mehr keine Zeit nehmen möchte. Ich antworte immer gleich: Für mich sollte man in einem Projekt alle Hebel bewegen, alle Wissensgebiete versorgen. Wenn ich die Wahl habe, ob ich eine High Tech WBS erstelle und auf Risikomanagement verzichte, oder eine OK-WBS und dafür Risiken anschaue, dann entscheide ich mich für Zweiteres. Gründe dafür gibt es viele, aber ein Grund ist, dass die Hebel auch die unterschiedlichen Bedürfnisbereiche der Beteiligten betreffen. Durch die Project Charter integriere ich alle Aspekte des Projektes in ein Ganzes, und sorge damit dafür, dass sich das Individuum ebenso wiederfinden kann und seinen Platz sieht, wie das Team. Sie ist grob aber vollständig und erlaubt mir so, die Struktur und wichtigsten Aspekte des Projektes zu sehen. Sie zeigt mir Sinn und Zweck des Projektes und damit eine Perspektive. Die WBS erzeugt weitere Klarheit und Transparenz, wer sich um was kümmert, und erzeugt damit einerseits Ordnung und andererseits eine Struktur, dass die Leute im Team wissen, wo sich die jeweiligen Arbeitspakete berühren – also wie und wo man zusammenarbeitet. In Kombination mit einem definierten Qualitätsmanagement werde ich so dafür sorgen, dass im Projekt gute Ideen entstehen, und stelle zugleich sicher, dass sie den Wünschen der Beteiligten entsprechen. Die Timeline gibt ebenso eine Orientierung, wo es hingeht – für den Einzelnen ebenso wie das Team. Spätestens bei den Meilensteinen habe ich auch wichtige Punkte, um Projekterfolg zu erleben. Das Organigramm zeigt die Strukturen im Team, sodass man Schnittstellen erkennen kann. Diese Struktur erzeugt nicht nur die notwendige Ordnung, sie unterstützt auch Kommunikation und Zusammenarbeit. A propos Kommunikation: Ein Kommunikationsplan bedient ebenfalls unterschiedliche Knöpfe. Er hilft, dass die Leute an jenen Stellen zusammenkommen, wo es notwendig und gewünscht ist. Dass sie Informationen erhalten und Entscheidungen treffen. Und zwar nicht nur ad hoc wenn es wo brennt, sondern eben organisiert. Hier entstehen auch Gelegenheiten, Ideen und Wissen auszutauschen und so voneinander zu lernen. Wenn wir schon von den Menschen sprechen, ist die Betrachtung aller Stakeholder (nicht nur des Teams) ebenfalls essenziell, um die Bedürfnisse der Beteiligten noch besser zu befriedigen. Wenn ich alle Beteiligten betrachte und dafür sorge, dass sie „zusammenkommen“ (miteinander oder mit Outputs aus dem Projekt), ist sichergestellt, dass mögliche Schwierigkeiten im Vorfeld erkannt und geklärt werden könnten. Letztlich wird es mir also auch dabei helfen, zwischenmenschliche Konflikte besser bearbeiten zu können. Und ich übersehe niemanden – kann also dafür sorgen, dass alle Leute involviert sind. Spätestens hier sehe ich auch das Thema des Lieferanten-Managements. Überlasse ich das Thema sich selbst oder den Kolleg*innen im Einkauf, tue ich mir damit keinen Gefallen. Denn auch in Richtung Lieferanten gibt es alle Aspekte des Projektmanagements zu berücksichtigen. Letztlich sind sie Projektbeteiligte wie jeder andere, mit denen ich eine gemeinsame Arbeitsstruktur schaffen muss, für gute Kommunikation und Wissensaustausch sorgen... Und die beiderseitigen Pläne synchronisieren, damit ich gut vorwärts komme. Bleibt das Thema des Risiko-Managements. Für mich der „unordentlichste“ Bereich eines Projektes, denn hier gibt es keine Sicherheiten und damit wenig Ordnung. So genau weiß ich schließlich nicht, welche wann Risiken eintreten werden – und an welche ich nicht gedacht habe. Man kann den Weg durch das Tal der Tränen oft nicht vermeiden, aber man kann ihn planen. Indem ich mich darauf einlasse, Risiken zu betrachten und mich damit näher beschäftige, mache ich das Unmögliche ein wenig wahrscheinlicher und greifbarer. Und helfe dem Projekt, mit Schwierigkeiten besser zurechtzukommen. Konflikte und Motivation. Indem ich mir der verschiedenen Knöpfe, die wir Menschen habe, bewusst bin, und sie durch Wahl der passenden Methoden in meinem Projekt bediene, gewinne ich gleich doppelt. Denn in einem negativen Sinn sind meine Knöpfe ja empfindlich, gerade in Konflikten. Wenn ich dafür sorge, dass sie nicht beleidigt werden, wird vermutlich weniger herumgestritten. Wenn meine Knöpfe in einem positiven Sinn „bedient“ sind (und die Aussicht darauf besteht, dass das so bleibt), sorgt das zugleich für Motivation, weiterzumachen und ans Ziel zu kommen.